工程項目管理系統之檔案管理

　　21世紀，信息科技的發展引發了企業管理的變革。工程行業的擴張，產業規模的不斷增長，使得工程檔案資料的管理的重要性也凸顯出來。

　　眾所周知，檔案管理工作有著數據量大，類型復雜，處理繁瑣的特點。面對越來越多的各類文件、合同等各種類型的檔案信息，傳統的檔案管理方式明顯已不能滿足各大工程企業需求。因此，通過工程管理系統進行檔案的信息化、電子化已成為必然發展趨勢。

　　1、工程企業檔案涵蓋了大量知識信息，包括文字、圖表、圖紙等不同形式的電子檔案資料，它們記錄了企業施工的真實過程和各類情況的應對方式。這些資料都是工程建設中商務、施工、經營、開銷等活動最真實的反映，能夠系統展現工程的竣工驗收、投產、工程結算的各個過程……

　　2、檔案管理工作的特性決定了它必是一項繁瑣而復雜的任務。只有具備標準、規范的工程項目管理系統才能夠起到有效的左右——加快對檔案資料進行分類、查找、瀏覽的速度和正確性，避免人工錯誤的出現。

　　3、隨著工程體制改革，檔案管理系統的信息價值也越來越被人們認識和發現。一個完善的檔案管理機制是避免各級單位之間的信息孤立的有力工具，并且是企業信息資源的交換、互訪和共享的先決條件，更是提升企業管理水平的基礎。

　　我國企業檔案管理的研究起步比較晚，可以用下述階段進行劃分：

　　一、傳統的手工操作階段:

　　在此階段，企業會安排檔案員負責檔案管理，對檔案的管理工作僅依靠和憑借檔案管理人員的經驗。案卷裝訂，案卷目錄抄寫等工作，都是由人工操作來完成，編撰完成后，存放于檔案柜中，需要調用時，按名錄進行查找這種管理不僅不規范，且查找極為不方便，效率低，且文件容易丟失。

　　二、半自動化階段:在計算機上編纂execl表格立卷，實現了單機目錄檢索，較傳統方式效率有了明顯的提高。

　　三、自動化階段:文件、檔案統一化管理，在企業內網可以實現檔案的存儲與全文檢索。

　　四、信息化階段:不僅實現了局域網內可訪問，通過賬號密碼登陸管理工程管理系統的后臺后，只要連接上互聯網，任意地點都可訪問，且可以通過對檔案數據進行分析，進行決策。

　　目前，我國企業的在檔案管理方面大多數仍處于第二、四階段，也有些通過取巧的方式實現了部分第四階段——比如將企業資料上傳至云盤，實現網絡共享。但實際上，并沒有真正實現檔案管理的信息化，資源也沒有得到真正的共享，如無法對各級人員進行閱覽權限分級，也無法在線發起借閱等申請，相關的檔案管理人員在工作過程中，也只是機械地將檔案內容進行整理和系統輸入。相對信息化高度發展的今天，這一方式效果并不顯著，整體的管理水平也不高。

　　在原有的工程系統工程檔案管理中，一方面，檔案管理人員在專業知識上水平參差不齊;另一方面，信息交互受空間時間的影響較大。

　　這些情況，既不利于檔案管理，也不利于生產活動中利用檔案提高效率。而對工程企業而言，工程項目檔案占檔案總量的90%以上，所以對于工程行業而言，做好工程項目檔案的管理工作，對提高整個企業的檔案管理水平非常重要。