證件管理

　　對(duì)于工程企業(yè)而言，證件存在兩個(gè)特點(diǎn)。

　　第一，證書多;與工程相關(guān)的證書、資質(zhì)非常多。

　　第二，要求嚴(yán);很多事宜必須有證件到位才能推進(jìn)。

　　針對(duì)以上情況，金石工程項(xiàng)目管理軟件創(chuàng)立了證件管理模塊，主要由已下模塊構(gòu)成。

　　證件基礎(chǔ)信息、證件管理、證件借出歸還記錄、證件相關(guān)提醒組成、證件查詢等組成。

一、證件基礎(chǔ)信息管理

　　該模塊主要是在系統(tǒng)中預(yù)設(shè)發(fā)證機(jī)關(guān)、存放位置、證件名稱等信息，方便證件后續(xù)信息歸類。

二、證件管理

　　該模塊是證件管理機(jī)制的核心，各類證件的詳細(xì)信息都將歸納至此，包括證件來源(內(nèi)部/外部)、證件名稱、持證人、發(fā)證機(jī)關(guān)、編號(hào)、存儲(chǔ)地點(diǎn)、有效時(shí)間等，通過此模塊，可以快速閱覽企業(yè)擁有證件的相關(guān)情況和詳細(xì)信息。

三、證件借出歸還管理

　　工程企業(yè)在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)常需要攜帶相關(guān)證件外出，如果沒有一套記錄手段，非常容易出現(xiàn)借出遺失、長時(shí)間未歸還，尋找困難，追責(zé)困難等情況。

　　借出歸還管理由三個(gè)模塊構(gòu)成：預(yù)約、借出、歸還。

　　1 預(yù)約

　　證件預(yù)約單主要用于某證件使用頻繁，為合理規(guī)劃使用日期，避免使用沖突而設(shè)立。

　　證件預(yù)約單包括：發(fā)起人、持證人、證件名、預(yù)計(jì)使用日期、用途等項(xiàng)，發(fā)起審核通過后相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核通過，方可進(jìn)入下一步——借出證件。

　　2 借出

　　證件借出單據(jù)和證件預(yù)約單頗為相似，包含的內(nèi)容相對(duì)一致，主要增添了預(yù)計(jì)歸還日期、執(zhí)行預(yù)約等項(xiàng)。

　　3 歸還

　　證件使用完成后，相關(guān)人員歸還證件至指定地點(diǎn)和責(zé)任人后，還需要填報(bào)證件歸還單，規(guī)劃單信息相對(duì)簡單，主要涉及發(fā)生日期、證件單號(hào)、相關(guān)人員姓名等。

　　通過預(yù)約-借出-歸還三個(gè)單據(jù)，基本形成了一套完整的證件管理模式。

四、證件提醒

　　建筑相關(guān)的證件許多都是有時(shí)間限制的，到期后將不再具有使用效力。金石工程項(xiàng)目關(guān)鍵的證件提醒功能，可以預(yù)設(shè)證件有效期和提醒時(shí)間。如：A證件有效期為2021-12-31日?？梢栽O(shè)置90天提醒(該日期自由設(shè)置)和提醒人員孫某，那么到期前90天即2021-9月30日，系統(tǒng)將自動(dòng)給孫某的程序發(fā)送提醒，并發(fā)送短信到孫某的預(yù)留手機(jī)號(hào)碼上，提醒孫某及時(shí)處理相關(guān)情況，避免出現(xiàn)證件過期的情況。

五、證件查詢

　　傳統(tǒng)管理方式中，想要從繁多的證件中找到需求的那一個(gè)，有時(shí)候需要花費(fèi)大量的時(shí)間翻找，金石的證件查找功能，通過輸入關(guān)鍵字，可以快速的查找到證件的信息，效率提升十倍。

　　除此之外，系統(tǒng)提供了證件使用明細(xì)查詢，快速查詢企業(yè)/項(xiàng)目/個(gè)人使用過的所有證件，以此完成了證件管理環(huán)節(jié)的最好一環(huán)。

　　通過以上五大模塊，金石軟件打造了一套完整的證件管理體系，功能全面，效果卓越，非常適合廣大工程企業(yè)使用。