對于工程企業(yè)而言，證件存在兩個特點。

　　第一，證書多;與工程相關的證書、資質非常多。

　　第二，要求嚴;很多事宜必須有證件到位才能推進。

　　針對以上情況，金石工程項目管理軟件創(chuàng)立了證件管理模塊，主要由已下模塊構成。

　　證件基礎信息、證件管理、證件借出歸還記錄、證件相關提醒組成、證件查詢等組成。

一、證件基礎信息管理

　　該模塊主要是在系統(tǒng)中預設發(fā)證機關、存放位置、證件名稱等信息，方便證件后續(xù)信息歸類。

二、證件管理

　　該模塊是證件管理機制的核心，各類證件的詳細信息都將歸納至此，包括證件來源(內部/外部)、證件名稱、持證人、發(fā)證機關、編號、存儲地點、有效時間等，通過此模塊，可以快速閱覽企業(yè)擁有證件的相關情況和詳細信息。

三、證件借出歸還管理

　　工程企業(yè)在商務活動中，時常需要攜帶相關證件外出，如果沒有一套記錄手段，非常容易出現(xiàn)借出遺失、長時間未歸還，尋找困難，追責困難等情況。

　　借出歸還管理由三個模塊構成：預約、借出、歸還。

　　1 預約

　　證件預約單主要用于某證件使用頻繁，為合理規(guī)劃使用日期，避免使用沖突而設立。

　　證件預約單包括：發(fā)起人、持證人、證件名、預計使用日期、用途等項，發(fā)起審核通過后相關領導審核通過，方可進入下一步——借出證件。

　　2 借出

　　證件借出單據(jù)和證件預約單頗為相似，包含的內容相對一致，主要增添了預計歸還日期、執(zhí)行預約等項。

　　3 歸還

　　證件使用完成后，相關人員歸還證件至指定地點和責任人后，還需要填報證件歸還單，規(guī)劃單信息相對簡單，主要涉及發(fā)生日期、證件單號、相關人員姓名等。

　　通過預約-借出-歸還三個單據(jù)，基本形成了一套完整的證件管理模式。

四、證件提醒

　　建筑相關的證件許多都是有時間限制的，到期后將不再具有使用效力。金石工程項目關鍵的證件提醒功能，可以預設證件有效期和提醒時間。如：A證件有效期為2021-12-31日。可以設置90天提醒(該日期自由設置)和提醒人員孫某，那么到期前90天即2021-9月30日，系統(tǒng)將自動給孫某的程序發(fā)送提醒，并發(fā)送短信到孫某的預留手機號碼上，提醒孫某及時處理相關情況，避免出現(xiàn)證件過期的情況。

五、證件查詢

　　傳統(tǒng)管理方式中，想要從繁多的證件中找到需求的那一個，有時候需要花費大量的時間翻找，金石的證件查找功能，通過輸入關鍵字，可以快速的查找到證件的信息，效率提升十倍。

　　除此之外，系統(tǒng)提供了證件使用明細查詢，快速查詢企業(yè)/項目/個人使用過的所有證件，以此完成了證件管理環(huán)節(jié)的最好一環(huán)。

　　通過以上五大模塊，金石軟件打造了一套完整的證件管理體系，功能全面，效果卓越，非常適合廣大工程企業(yè)使用。