文檔管理

　　
       文檔管理

　　一、前言

　　【文檔管理】 是指對工程項目進展過程中生成的所有文檔資料進行統(tǒng)一管理、存儲、并制定相應的查閱流程，按用戶分配查閱權限。

　　建筑工程在推進過程中會產生大量的文件、圖紙、文檔、合同、表格等資料。這些資料記錄了工程項目從無至有，記錄了工程各種問題的解決策略，是企業(yè)發(fā)展史的重要組成部分，是工程建設過程的重要指導文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建、和擴建的原始依據，更是企業(yè)的寶貴財富，因此，企業(yè)應對整理與歸檔工作給予相對的重視。

　　二、文件儲存

　　文檔存儲是文檔管理工作的基礎，系統(tǒng)提供以下管理功能：

　　1、自定義文檔存儲目錄，用戶根據管理需要自由設置檔案目錄，方便對檔案資料進行查閱和修改。

　　新增文檔文件有兩種方式：

　　A窗口左側選擇對應文檔歸屬目錄，在窗口右側點擊“新增”按鈕，簡要填報文檔信息，然后選擇新建的文件，點擊“導入”，選擇操作電腦上對應的word、Excel、PDF等文件即可完成導入。

　　B 部分常用的格式型文件，可將經常使用文檔格式編輯到“模板”中，若在異地辦公想要使用模板，可以直接下來。

　　點擊“模板維護”按鈕，在窗口右側點擊“新建”按鈕，然后選擇新建的文件，點擊“編輯”按鈕，打開“模板列表”窗口，選擇一個模板，打開模板后編輯文檔后保存即可。

　　三、文檔管理

　　通過文檔管理模塊，能夠實現對檔案的借閱、歸還資料的全面管理。

　　選擇一個文件后，右擊鼠標選擇“借閱”，即可向文檔所有人發(fā)出借閱請求。

　　待文檔的所有者登錄軟件的文檔管理后，會自動出現某用戶借閱提示：

　　軟件內置了強大的檢索功能，支持通過文檔編號、文檔名等信息快速找到對應的文件。