文檔管理

【文檔管理】

　　管理工程項目的所有文檔資料，可分配用戶查看文檔權(quán)限，借閱文檔資料。

　　文檔資料的整理與歸檔是項目管理過程中一項重要的工作，建設(shè)工程資料記載了建設(shè)工程活動全過程的重要內(nèi)容，是企業(yè)檔案的重要組成部分。也是工程建設(shè)過程的重要指導(dǎo)文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建、和擴建的原始依據(jù)。因此，做好工程文檔處理相當(dāng)重要。功能如下：

　　(1)根據(jù)管理需要自行將檔案分目錄或分項目進行管理，方便對檔案資料進行修改。新增文檔文件有兩種方式：

　　第一種：在窗口左側(cè)選擇它的文檔目錄，在窗口右側(cè)點擊[新增]按鈕，然后選擇新建的文件，點擊[導(dǎo)入]，即可導(dǎo)入一個文件，如下圖所示，

　　在提交文檔資料時，可以輸入文檔編號，文檔名稱，關(guān)鍵字，文檔關(guān)聯(lián)項目，文檔的登記數(shù)量等信息，也可以根據(jù)情況在線提交審批流程，如下圖所示，

　　第二種：為了提高效率，您也可以將經(jīng)常使用的文檔格式編輯到“模板”中，點擊“模板維護”按鈕，可以維護好常用文件模板。在窗口左側(cè)選擇它的文檔目錄，在窗口右側(cè)點擊“新建”按鈕，然后選擇新建的文件，點擊“編輯”按鈕，打開“模板列表”窗口，選擇一個模板，打開模板后編輯文檔后保存即可。如下圖所示，

　　(2)文檔目錄和目錄授權(quán)

　　左側(cè)文檔目錄，可以通過右擊鼠標(biāo)[新增目錄]和[新增子級目錄]，如下圖所示，

　　在建立好的目錄上右擊鼠標(biāo)，可以進行[目錄授權(quán)]和[設(shè)置管理員]操作，上圖中可體現(xiàn)出來。[目錄授權(quán)]可以把該目錄下所有的文檔授權(quán)給某個用戶或多個用戶，如下圖所示，

　　可以分別授予查看或修改權(quán)限，同時也可以選擇將權(quán)限應(yīng)用到子級目錄下。

　　(3)單文檔授權(quán)，除目錄授權(quán)方式外，還可以對單個文檔授權(quán)，如下圖所示

　　總結(jié)：目錄授權(quán)、管理員和單文檔授權(quán)，滿足其一就可以查看文檔授權(quán)。

　　(4)【文檔借閱單】：【文檔借閱單】用于對文檔管理中登記文檔資料的借出單據(jù)，如下圖所示。

　　(5)【文檔歸還單】：【文檔歸還單】用于對文檔管理中登記文檔資料的歸還單據(jù)，如下圖所示，

　　【文檔歸還單】中可以直接選擇【文檔借閱單】，實現(xiàn)之前借閱單信息的快速調(diào)入，保存后即可實現(xiàn)文檔歸還。

　　(6)【文檔檢索】：通過強大的資料檢索功能，方便的查找所需要的資料文件。可以按照項目進行檢索，也可以按照自定義檢索，自定義檢索中可以根據(jù)文檔編號、文檔名稱、關(guān)鍵字、備注、文檔類型或所有者進行多功能檢索，如下圖所示。